28 C
Ho Chi Minh City
Thứ Tư, Tháng Hai 1, 2023

Quy định quản lý con dấu

Quy định quản lý con dấu bao gồm những gì?

I/ MỤC ĐÍCH:

Đảm bảo việc sử dụng đúng quy định, mục đích.

Tránh việc đóng dấu sai mục đích.

II/ PHẠM VI:

Áp dụng cho toàn bộ công ty.

III/ ĐỊNH NGHĨA:

Không có.

IV/ NỘI DUNG:

Làm con dấu:

Trường hợp công ty mở thêm pháp nhân mới hoặc mở thêm chi nhánh (và được giám đốc đồng ý), công ty sẽ tiến hành làm con dấu cho các đơn vị trực thuộc.

Thực hiện thủ tục làm con dấu do phòng HCQT đảm nhiệm hoặc do giám đốc uỷ quyền cho bộ phận khác.

Việc làm con dấu tròn phải đúng theo trình tự, thủ tục do nhà nước quy định về việc làm con dấu.

Các con dấu vuông…do công ty tự làm để phục vụ hoạt động quản trị không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.

Quy trình đóng dấu:

Nhận thông tin đóng dấu:

Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện thủ tục đóng dấu.

Khi các bộ phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ với nhân viên văn thư để đóng dấu, thời gian đóng dấu là thời gian giờ hành chính theo quy định của công ty. Do vậy các bộ phận có nhu cầu đóng dấu ngoài giờ phải liên hệ đăng ký trước.

Trường hợp nhân viên văn thư đi công tác hoặc vắng mặt thì phải bàn giao con dấu cho Trưởng phòng HCQT theo quy chế sau đây:

+    Con dấu phải được để trong tủ riêng, chìa khoá tủ do Trưởng phòng HCQT hoặc Trợ lý TP giữ.

+    Niêm phong tủ phải do nhân viên văn thư và Trưởng phòng/hoặc Trợ lý cùng ký tên vào niêm phong.

+    Khi nhân viên văn thư về mà khoá niêm phong không còn thì phải lập biên bản vụ việc có chữ ký của quản lý ngay.

+   Trường hợp nhân viên văn thư đi vắng mà công ty có nhu cầu đóng dấu và nếu nhu cầu đóng dấu là gấp thì người được giao chìa khóa cùng với bảo vệ mở niêm phong, sau đó đóng dấu theo số bản yêu cầu và ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người được đóng dấu và nhân viên bảo vệ cùng ký tên vào sổ. 

+  Sau khi đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ và dấu vào tủ, khóa lại và dán niêm phong có chữ ký của người giữ chìa khóa và bảo vệ. Bảo vệ phải chứng kiến việc dán niêm phong.

Xác định thẩm quyền đóng dấu

  • Chỉ duy nhất Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc công ty được quyền ký tên và đóng dấu văn bản.
  • Đối với các chức danh khác phải được sự uỷ quyền bằng văn bản của giám đốc.
  • Văn bản uỷ quyền phải chuyển cho người giữ con dấu 01 bản photo có đóng dấu. Trường hợp nhân viên văn thư giữ con dấu không nhận được văn bản thì có quyền yêu cầu người xin đóng dấu giải trình theo quy định này.

Tiến hành đóng dấu theo số bản yêu cầu:

Ghi hồ sơ theo dõi:

Sau khi đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu theo mẫu : HCQT – DD – 01.

 

Bài viết liên quan:

>>> Sàn giao dịch Wefinex đăng nhập khó không?

>>> Những cách phân tích của phương pháp giao dịch Price Action

Giới thiệu Công ty Cổ phần NewCA

Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường. 
Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. 
Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như:

  • Phần mềm kế toán CyberBook tại NewCA
  • Hợp đồng điện tử CyberSign
  • Hóa đơn điện tử CyberBill
  • Thuế điện tử CyberTax
  • Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare
  • Dịch vụ kế toán NewCA
  • Dịch vụ bảo hiểm
  • Đăng ký kinh doanh

Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

Trên đây là thông tin về Quy định quản lý con dấu mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.

 

Rate this post

Tin liên quan

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Tin mới