Trước khi tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử, tìm hiểu các quy định về hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp cũng cần phải tìm hiểu xem bên mua có phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử hay không? Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, ngoài vấn đề tham khảo bảng báo giá của các nhà cung cấp như báo giá hóa đơn điện tử CyberBill thì nội dung lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên mua cũng là nội dung quan trọng không thể bỏ lỡ.
Bên mua phải lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định của Luật kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.
Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
– File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi.
– File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Pháp luật quy định như thế nào về việc lưu trữ hóa đơn điện tử với bên mua?
Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định cụ thể về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đối với cả bên bán và bên mua. Theo quy định thì hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Cụ thể, các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Thứ nhất, đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
– Thứ hai phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Cũng theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, thì bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo các quy định, điều kiện lưu trữ hóa đơn theo quy địn tại khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.
Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Như vậy, không chỉ bên bán mà bên mua cũng cần có trách nhiệm trong việc lưu trữ hóa đơn và phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định về điều kiện lưu trữ và thời gian lưu trữ.