Tin tức

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao nhiêu lâu?

Lưu trữ hóa đơn chính là vấn đề luôn được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Với hóa đơn giấy, việc lưu trữ hóa đơn đã trở vô cùng thân thuộc do được triển khai trong các doanh nghiệp trong suốt thời gian dài, còn đối với hóa đơn điện tử thời gian lưu trữ là bao lâu? Đối với các hóa đơn điện tử như hóa đơn tiền nước sẽ được lưu trữ như thế nào? Đây có lẽ là vướng mắc và câu hỏi đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 1 Thông tư 33/2011/TT-BTC đã quy định rõ ràng về việc lưu trữ hóa đơn.

lưu trữ hóa đơn

Doanh nghiệp sẽ lưu trữ HĐĐT cụ thể như sau:

Thứ nhất: Bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi vào sổ kế toán. Trong quá trình lập Báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Luật kế toán. Nếu như trong trường hợp HĐĐT được khởi tạo và cấp từ bên trung gian. Thì bên tổ chức trung gian sẽ phải có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm.

Thứ hai: Doanh nghiệp là bên bán hoặc là bên mua, hoặc là tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử. Những bên này sẽ có trách nhiệm là lưu trữ hóa đơn điện tử cẩn thận. Cụ thể là sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử ra những thiết bị như là đĩa flash USB, đĩa CD hay là đĩa VCD.

Mặc dù hóa đơn điện tử không hề dễ bị mất do cháy, mối mọt, thất lạc hóa đơn… tuy nhiên, khi thực hiện triển khai lưu trữ hóa đơn trên hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể gặp trường hợp hy hữu là dữ liệu bị xóa, hoặc bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến các dữ liệu hóa đơn…

Tuyy nhiên hiện nay trên thị trường đã có thêm rất nhiều các loại thiết bị công nghệ cao với tính bảo mật vượt trội giúp doanh nghiệp có thêm nhiều sự lựa chọn để có thể lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, an toàn, thuận tiện hơn.

Một trong số những lưu ý khác mà doanh nghiệp cần lưu ý đó chính là cần phải thỏa mãn các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:

Thứ nhất: Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

Thứ hai: Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;

Thứ ba: Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Như vậy có thể rút ra kết luận rằng dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì hóa đơn sau khi được khởi tạo vẫn phải lưu trữ theo thời hạn quy định của luật kế toán và thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.

Đơn giản các thủ tục kê khai, nộp thuế điện tử 

Bổ sung thêm tính năng trong phiên bản iTaxViewer mới nhất

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định về thời gian lưu trữ hóa đơn điên tử, các điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử và một số lưu ý khác. Với thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần, việc nắm rõ các nội dung, quy định về hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp triển khai một cách đồng bộ, có hiệu quả cao, đáp ứng được các yêu cầu, quy định chung của pháp luật về hóa đơn.
 
 

Đánh giá bài viết

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *